In de eerste twee nummers van deze jaargang van DIENST is uitvoerig geschreven over het bezinningsproces in Zwolle-West over gemeente-zijn. Die artikelen zijn opgevraagd door kerkenraden die met een vergelijkbare problematiek te maken hebben: een visie en structuur die niet meer voldoen in de huidige tijd, waardoor bezinning nodig is op kerk-zijn vandaag. Daarom willen wij in dit vervolgartikel ingaan op de vraag hoe kerken een soortgelijk proces als zwolle-West kunnen doorlopen, met oog voor de eigen situatie van elke kerk afzonderlijk.

Traditioneel wordt in de organisatiekunde en de gemeenteopbouw de volgende vierslag gehanteerd: missie – visie – strategie – structuur.

  1. Het begint met nadenken over de missie: waartoe zijn we gemeente van Jezus Christus. Om primair missionair te zijn? Om een weerspiegeling te zijn van het nieuwe komende koninkrijk? Om een thuis te bieden aan de gelovigen of een thuis aan zoekende zielen?
  2. Dan is er een visie: als we dit als missie hebben, hoe ziet dan onze context er uit en vanuit welke visie gaan we de missie handen en voeten geven? Gaan we ons richten op de problemen in de buurt of op individuele bewoners? Gaan we via activiteiten werken of gaan we vooral uitnodigen bij kerkdiensten?
  3. De derde stap is dan de strategie. In welke volgorde en met welke tijdpaden en middelen gaan we onze visie daadwerkelijk uitvoeren? Gaan we eerst een jaar PR bedrijven? Gaan we tegelijkertijd mensen gericht uitnodigen? Gaan we eerst de gemeenteleden toerusten om geloofsgesprekken te houden voor we naar buiten
    gaan?
  4. En de laatste stap is die van de structuur. Welke structuur moeten we kiezen om de missie, visie en strategie daadwerkelijk te kunnen uitvoeren? Moeten de ouderlingen voorop als voorbeeld, moeten diakenen de organisatie op zich nemen, moeten we groepen uit de gemeente gaan mobiliseren, moeten we taakgroepen formeren en hoe gaan we dan bevorderen dat die de goede dingen doen volgens onze visie

De vier onderdelen kennen een zekere volgorde: eerst missie, dan visie, dan strategie, dan structuur, maar tegelijkertijd zijn ze over en weer van elkaar afhankelijk. Je kun een prachtige missie bedenken, maar als je de goede structuur daarbij niet voor elkaar kunt krijgen (bijvoorbeeld omdat je de juiste mensen mist) dan moet die prachtige missie misschien een beetje aangepast worden. Vanuit Als je de juiste mensen mist, moet die prachtige missie misschien een beetje aangepast worden die gedachte wordt tegenwoordig meestal gezegd dat de vier elementen allemaal aan de orde zijn als invalshoeken en steeds in wisselwerking met elkaar moeten worden ontwikkeld.

Opbouwen of probleem oplossen
In de veranderkunde en de gemeenteopbouw wordt onderscheid gemaakt tussen probleem-oplossende activiteiten en opbouw-georiënteerde activiteiten. Bij probleem-oplossing gaat er iets niet goed in de gemeente: de ambten worden niet voldoende vervuld, de bijbelkringen slecht bezocht, er is een ongeestelijk klimaat en dergelijke. Er is eigenlijk sprake van een tekort dat moet worden weggewerkt. In de opbouw-oriëntatie gaat het niet om een probleem oplossen, maar hoe we een situatie verder kunnen verbeteren in een wenselijke richting. De bijbelkringen worden goed bezocht, maar we zouden vanuit die kringen de persoonlijke bijbelstudie verder willen ondersteunen. De ambten worden goed vervuld, maar we willen dat het onderling pastoraat meer vorm krijgt. In de opbouworiëntatie gaat het dus om verbetering van een bestaande situatie die op zich best goed is. Opbouwwerk wordt daarnaast vaak ingezet als het gaat om de verwachting dat er over een aantal jaren een probleem kan komen als we nu niets doen. Het is met andere woorden tevens preventief inzetbaar.

Zwolle-West
In Zwolle-West ging het nadrukkelijk om een niet meer functionerende structuur. Er moest een probleem worden opgelost rond de bezetting en rol van ambtsdragers. Maar op de achtergrond speelde ook de visie op gemeente-zijn mee. Kort samengevat: er werd gedacht vanuit de centrale leiding van de gemeente, vanuit predikanten en kerkenraad, terwijl het bezinningsproces juist opgeleverd heeft dat er primair vanuit de gemeente gedacht moet worden. Er moest dus opbouwwerk gedaan worden vanuit een andere visie, een andere opvatting over wat wenselijk is. Er is hard gewerkt aan een nieuwe visie, waarin duidelijk beschreven wordt waar de gemeente voor staat en waar zij voor gaat. Daardoor kon vervolgens een structuur bedacht worden die bij deze visie past. Zo werd het aantal secties uitgebreid naar zeven. Er waren er twee omdat er twee predikanten zijn. Nu zijn er zeven omdat die indeling aansluit bij wat bij zo’n grote gemeente als Zwolle-West past en bij wat zij nodig heeft. In dit proces is dus zowel een probleem opgelost als een opbouwtraject doorlopen om de gemeente weer ‘toekomstbestendig’ te maken in haar functioneren.
Het probleem van Zwolle-West was dat de bestaande organisatie en structuur onwerkbaar dreigden te worden. En dat probleem kon niet vanuit de bestaande visie voldoende opgelost worden. Dat zou alleen geleid hebben tot een paar kosmetische vernieuwingen van de bestaande structuur.
Er was dus in Zwolle-West niet alleen een structuurwijziging nodig, omdat in toenemende mate werd ervaren dat de bestaande situatie onwerkbaar begon te worden; er was óók een andere visie nodig op gemeente-zijn vandaag. Die andere visie is dan ook eerst ontwikkeld en vervolgens is nagedacht over een structuur die bij die visie past.

Wat is precies ons probleem?
Dat probleem is niet per definitie in elke kerkelijke gemeente aanwezig. Elke kerkenraad zal de knelpunten in de bestaande organisatie en structuur helder moeten analyseren en de vraag moeten beantwoorden: wat is precies ons probleem? Kerkenraden moeten daarbij bedenken dat een deel van het probleem van Zwolle-West ook een duidelijke lokale kleur had: de (forse) grootte van de gemeente. En de lokale context (moderne Vinex wijk) speelde een bepaalde rol. Niet altijd is het nodig om bij een nieuwe visie en een nieuwe structuur zo ver te gaan als Zwolle-West. Daar is bijvoorbeeld gekozen voor een afgeslankte raad van oudsten. Maar het kan best zo zijn dat een traditionele wijkouderlingen-structuur in een andere gemeente prima werkt. Als meerdere kerken kiezen voor een
bepaalde oplossing, dan kan het lijken dat zoiets bij deze tijd past en eigenlijk door elke kerk nagestreefd moet worden. Dan gaat er sprake zijn van een trend, in plaats van een oplossing op maat voor een bepaalde gemeente. En een probleem oplossen is iets anders dan het volgen van een trend!

Brede commissie
Hoe ga je te werk als er structuurproblemen zijn en er ook een nieuwe gemeentevisie nodig is? Dan is het wenselijk dat er een brede commissie komt bestaande uit gemeenteleden en leden van de kerkenraad en diakenen. Zo’n commissie moet zoveel mogelijk representatief zijn voor de samenstelling van de gemeente. Voor- en tegenstanders van bepaalde structuur-wensen moeten in zo’n commissie vertegenwoordigd zijn, niet in de laatste plaats om in een later stadium herhaling van discussies te voorkomen. Ook zijn er over de functies van de gemeente nogal wat verschillende opvattingen, soms afhankelijk van leeftijd, soms afhankelijk van ‘ligging’.
Dat betekent dat soms een samenstelling op basis van generaties nodig is, soms op basis van deskundigheden, soms op basis van ‘bloedgroepen’. De ervaring leert overigens dat kerkleden die voor weinig-betrokken doorgaan vaak creatief willen meedenken over deze thema’s binnen een commissie. Ook betrekkelijk jonge doopleden tonen zich verrassend betrokken en hebben vaak heldere ideeën. Externe begeleiding kan van groot belang zijn om gemeente en kerkenraad te helpen bij het maken van keuzes hieromtrent. Door de kerkenraad moet de commissie voorzien worden van een heldere opdracht, bijvoorbeeld ‘bedenk een nieuwe missie en visie voor onze gemeente en geef op basis daarvan een oplossing voor de problemen X, Y en Z’. Daarbij kan de kerkenraad voorwaarden stellen, zoals communicatievoorwaarden (‘informeer ons iedere maand over de voortgang’, ‘schrijf een berichtje in ieder kerkblad’), financiële voorwaarden (‘het mag niet duurder worden dan het nu is’), inhoudelijke voorwaarden (‘blijf binnen deze en deze ethische grenzen’, ‘formuleer hoe we open kunnen staan voor die en die groepen buitenstaanders’) en dergelijke. Hoe strikter een kerkenraad voorwaarden formuleert, hoe beperkter de uitkomst van een commissie kan variëren en omgekeerd. Afhankelijk van de op te lossen problemen of het gewenste opbouwproces zal hierin door de kerkenraad gestuurd moeten worden.
Laat in ieder geval altijd helder zijn dat het de kerkenraad is die de opdracht geeft, vanuit zijn verantwoordelijkheid voor de geestelijke leiding en opbouw van de gemeente. Maak dan ook duidelijk hoe je zult handelen wanneer de commissie met voorstellen komt die naar het oordeel van de kerkenraad niet bijdragen aan die geestelijke groei en het geestelijk functioneren van de gemeente.

Werkwijze
Een eerste stap in het proces is dat de commissie zich laat informeren over bestaande en nieuwe visies op de aard, taak en functies van de christelijke gemeente. Daarbij denken wij aan bekende zaken als verkondiging, gemeenschap
en dienstbaarheid. Daarnaast moet de commissie vragen naar wat gemeenteleden verwachten van de gemeente.
Als derde stap moet de commissie allerlei nieuwe informatie én de verwachtingen en wensen van de gemeente verbinden met de concrete vragen die in de gemeente leven. Daarin moet samenhang aangebracht worden die recht doet aan (1) de taak van gemeente, (2) de wensen van de gemeenteleden en (3) de oplossing van concrete problemen.

De oplossingsrichtingen moeten vervolgens gepresenteerd worden aan zowel de gemeente als de kerkenraad. Beiden hebben belang bij heldere, actuele en relevante informatie. Want nieuwe ideeën en voorstellen kunnen alleen ontwikkeld worden in het midden van de gemeente. De commissie gaat vervolgens aan de slag met de ontvangen reacties  en feedback, waarmee zij weer terugkomt bij gemeente en kerkenraad. Een variant kan zijn dat ondertussen al wel veranderingen aangebracht worden (in structuur en/of activiteiten), zodat er tegelijkertijd geoefend kan worden met nieuwe vormen of nieuwe activiteiten. De evaluatie daarvan kan dan ook weer benut worden.

Communicatie
Bij een veranderingsproces is heldere communicatie heel belangrijk. Alle betrokkenen (gemeente en kerkenraad) moeten zo optimaal mogelijk geïnformeerd worden over het proces als geheel alsook over stappen die in zo’n proces gedaan worden. Er moet eerlijkheid en transparantie zijn.
Dat betekent dat de commissie steeds uitgebreid moet communiceren, ook tussen allerlei besprekingen door, over wat zij binnen krijgt aan gegevens en wensen, hoe zij die verwerkt en waarom zij die verwerkt zoals ze doet. Van belang is dat de commissie actief feedback vraagt en actief informeert. En dat de basishouding daarbij is dat alle feedback van gemeenteleden waardevol is en antwoord krijgt (zelfs al zou dat antwoord afwijzend zijn, dan nog is de inbreng waardevol geweest en worden er argumenten aangegeven waarom een inbreng niet verder wordt meegenomen).

Naast traditionele vormen van communiceren via een kerkblad, kan gebruik van moderne media (facebook-pagina, website) nuttig zijn om jongere groepen betrokken te houden. Tweets en korte nieuwsflitsen houden het proces levendig. Een tussentijdse presentatie met een kort filmpje als sfeerimpressie houdt het gesprek gaande. Jonge gemeenteleden kunnen prima zulke communicatie vormgeven. Als je leden in je gemeente hebt met verstand van marketing en public relations, vraag die mee te denken, ook al is hun inbreng misschien prikkelender dan de gewoonte is.

Kijk in de communicatie verder wat je kunt leren van andere gemeenten. Er zijn fraaie voorbeelden van het verloop van een gemeente-opbouwtraject. Leer van elkaar en merk dat de veelkleurigheid die God geeft ook over gemeentegrenzen heen aan de orde is.

Besluitvorming en vervolg
Het is tegenwoordig niet meer het meest passend om een of meerdere documenten op te stellen die vervolgens met een actieplan ingevoerd moeten worden. Dit blijkt eigenlijk vooral te leiden tot overvolle bureauladen en archiefkasten. Ga vanaf het begin alvast bezig met kleine veranderingen, kleine projectjes, kleine activiteiten.
Maak eventueel een of twee proeftuinen in de gemeente. Schroom niet om te erkennen dat een project of proeftuin niet oplevert wat je gehoopt had: leer ervan en probeer iets anders. Door zo te werken ontstaat dynamiek, worden mensen bij de procesgang betrokken en gaan gemeenteleden meer zelf mede-verantwoordelijkheid nemen. Ook in een meer traditionele structuur in een gemeente is dat goed mogelijk en gezien vanuit het ambt aller gelovigen wenselijk. Neem over een aantal zaken wel een duidelijk besluit, met name waar het gaat over verantwoordelijkheden. Dan gaat het over de verantwoordelijkheid die ouderlingen dragen, die diakenen hebben, die eventueel nieuw te benoemen functionarissen (miniwijk coördinatoren, pastoraal medewerkers, diaconale toerusters, enz.) hebben. Betrek daarbij de kerkorde waar het gaat om de bijzondere
ambten, inclusief de ruimte die de nieuwe kerkorde nadrukkelijk laat om allerlei zaken zelf in te vullen.
Zorg bij de besluitvorming altijd voor een beschrijving van het vervolg. Wanneer gaan we nieuwe stappen doen? Wanneer gaan we dit en dat evalueren? Wat doen we als er tussentijds een onverwacht probleem ontstaat?
Wat als we heel nieuwe initiatieven willen ontplooien? Het gaat dan niet om allerlei gedetailleerde besluiten en protocollen, maar om korte besluiten op hoofdlijnen. Dat geeft ruimte voor invulling en ruimte om te bewegen al naar gelang noodzakelijk is.

Afsluiting
Een proces zoals Zwolle-West heeft doorlopen, is een voorbeeld van een modern bezinnings- en verandertraject. Zowel op het niveau van het functioneren als gemeenschap voor elkaar en voor de wereld om ons heen, als over de structuur die daarbij het meest passend is. Zwolle-West kon dit proces aangaan omdat het een grote, levendige gemeente is, met veel energie en betrokkenheid van gemeenteleden. Andere gemeenten zullen een procesgang doorlopen die rustiger is of meer toegespitst op een of twee onderwerpen. De hierboven beschreven werkwijze is een werkwijze op hoofdlijnen. Toespitsing of verdieping kan wenselijk zijn. Er zijn deskundigen genoeg binnen de kerken om daarbij mee te denken en te helpen. En er is een rijke belofte van de Heer van de kerk (Jac.1:5): als je in wijsheid tekort schiet, bidt dan Mij er om. Ik geef ruimhartig en zonder verwijt.
Dit artikel is geschreven door Peter van de Kamp en Henk Geertsema en is gepubliceerd in ‘Dienst‘ nummer 4 2015

Henk Geertsema
Is verantwoordelijk voor de afstemming van de vragen uit de kerken, uit de theologische opleidingen en van de adviseurs en onderzoekers. Dienst aan de kerken in praktische zin in combinatie met dienst aan de (wetenschappelijke en praktische) doordenking van ons leven als volgeling van Jezus Christus. Met elkaar onderweg naar het nieuwe Koninkrijk van God, geleid door de Geest onder een open hemel. mail Henk
Henk Geertsema